各高教二级学院、研究生导师、研究生：
为加强研究生教育管理，根据《普通高等学校学生管理规定》（2016年〔41〕号令）和《南京体育学院超期学习研究生学籍处理管理办法（试行）》（校研发〔2023〕3 号）的有关规定，学校将对已超过最长学习年限的研究生进行学籍清理，现将有关事项通知如下：
一、清理范围
入学后满六年仍未达到毕业条件的硕士研究生
二、清理程序
（一）程序认定
凡超过最长学习年限仍未达到毕业条件的研究生，可根据自身情况，选择下列程序结束学业（不能同时选择）：
符合结业程序：研究生在学校规定学习年限内，修完教育教学计划规定内容，成绩合格，但学位论文未完成或答辩未通过，可以申请结业。
符合肄业程序：学习满一学年以上退学的研究生，修完课程学习计划要求的课程且成绩合格者，可以申请肄业。
符合退学程序：未达到上述程序条件，可以申请退学处理。
（二）主动申请结业/肄业程序
1. 办理程序
（1）符合结业/肄业条件的研究生填写《南京体育学院硕士研究生结业/肄业申请表》（附件1）。
（2）经导师同意，学院审核，报研究生工作处审批。
（3）研究生办理离校手续。
（4）学院提交结业/肄业审核表。
（5）学校颁发结业/肄业证书。
2. 结业证换发毕业证、学位证
研究生结业后一年内通过学位论文答辩，可以申请换发毕业证书（在职研究生无毕业证）。符合学位授予条件的，可以申请颁发学位证书。
符合换发毕业证书条件者填写《南京体育学院硕士研究生结业证书换发毕业证书申请表》（附件2），经导师同意，学院审核通过并打印毕业审核表，报研究生工作处审批换证。
每年2月-4月和9月-10月办理结业证书换证。
（三）主动办理退学程序
1. 办理程序
（1）填写《南京体育学院硕士研究生退学申请表》（附件4）。
（2）经导师同意，学院审核，报研究生工作处审批。
（3）研究生办理离校手续。
（4）学院提交退学审核表。
（5）学校发给退学证明或学习证明。
2. 相关证明开具
学习不满1年者，经本人申请，所在学院同意，报研究生工作处核准后，发给学习证明。
办理结业证、肄业证或学习证明的研究生不再出具退学证明。
（四）未主动办理结业/肄业、退学手续的清理程序
未主动办理结业/肄业、退学手续的研究生，将由学校出具退学通知书，并通过当面送达、依据能掌握的通讯地址邮寄、他人代领、电子扫描件网上传达等方式将退学通知书送到（告知）学生本人。因特殊情况无法送达的（含学生拒收退学通知书、无法联系到学生本人），研究生工作处将“无法送达的退学学生名单”进行校园网公告，视同送达学生本人。学生应在接到退学通知书（公告发布）后10个工作日内办理退学离校手续。
四、工作要求
（一）时间节点：申请办理结业、肄业、退学手续的研究生，请自行下载并填写相关表格，于2026年6月20日之前交至各学院进行审核。
（二）费用清缴：办理结业、肄业、退学手续之前，需缴清学费、住宿费等相关费用。
（三）告知办理：学校将通过多种渠道告知超长年限学生办理相关手续，包括网站公布、导师沟通、当面告知等，请研究生在收到告知后务必全力配合办理。
（四）清退处理：对于超过申请期限仍未主动办理以上手续、且拒不配合的研究生，经核实无误后做清退处理，并在校园网进行公示。
五、其他
各培养单位充分认识到研究生规范学籍管理工作的重要性，务必将超期清退工作的精神向学生解释到位，向导师告知清退名单，按通知规定的时间节点落实好相关工作。
南京体育学院研究生工作处
2026年6月5日