一、机要文件收发传阅和管理制度
学校党办机要室负责学校上级来文的收发处理工作，收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、督办、办结、归档、销毁、保密等程序。各单位（部门）OA秘书和兼职档案员负责本单位（部门）承办文件的传阅、下载打印和纸质归档工作。
（一）签收
党办机要室工作人员每天接收或下载省市局及相关部门的公文；查看党政网、省电子政务内网、电子政务外网、省教育厅政务网、省体育局网站等相关平台是否有上级交办公文；通过收发文件交换站、邮寄和传真的信函、邮件应及时签收、拆封、登记、扫描上传，呈送校办公室签批。
（二）登记
1.凡接收的公文，除写明“亲收”“亲启”或署有个人姓名的信件由本人拆封外，统一由校办机要室工作人员签收、拆封、登记、编号；特殊情况下，由校办工作人员先行签收后转机要员。
2.机要员按发文机关分类登记，没有密级、直送相关职能部门办理的公文和资料，发给个人或无工作关系的抄件以及没有保存价值的公文，可不予登记，直接送相关职能部门、人员办理。
3.机要员按涉密文电、内部文件和公开发布文件对文件进行分类。涉密文电和内部文件全部采取手工登记。未标密级的上级文件由机要员登陆文件发布部门网站进行核查，确认可以公开发布的文件进行扫描、上传校OA公文传输系统。
（三）拟办、批办、分办、承办
1.签收的公文及简报等，一般应当在当天送校办公室主任提出拟办意见，并根据拟办意见送校领导阅批意见，分送到相关领导阅批或承办部门、承办人承办；紧急或有时间要求的公文随到随办，急件公文要及时通知承办人。
2.机要员将领导阅批的公文，做好登记后及时转有关单位或部门承办，确保公文传输效率。
3.对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在时，办公室根据文件内容及时限要求，电话或其他途径请示领导后，送主办部门相关业务人员办理。事后及时向校领导汇报并做好补签、督办工作。
4.紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。
5.公文涉及两个以上承办单位或部门时，由主办单位或部门负责牵头，相关单位或部门密切配合，不得推诿。
6.涉密文件和内部文件全部采取人工传递，校办公室主任根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，机要员送校领导批示，并根据批示意见请相关负责人至符合保密条件的机要阅文室阅文。
（四）督办
校领导批示要求承办单位、部门提出办理意见、落实或研究处理的批示件，承办单位、部门原则上在2个工作日内反馈办理情况。急件急办，领导明确签署时间要求的，以领导签批时限为准。情况复杂的，承办单位、部门应将办理情况及时报告领导。涉及多个单位、部门的，由主办单位或部门牵头、沟通、协调达成一致意见后，在规定工作日内报签批领导。特殊情况的要向分管领导说明并报告办理进展情况，报告结果一般不得超过规定工作日或领导签批时限。
（五）办结
凡请阅知的人员都已签字的，视为办理完毕，具体情况如下：
1.已按领导批示，认真承办，履行了处理程序，并有结果；
2.对上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行；
3.对同级机关函件已明确答复；
4.对下级机关请示已作批复；
5.呈阅件在规定传阅范围内传阅完毕；
6.OA系统内已经批阅过或办结的文件，承办单位可在已结文件里查阅。
（六）归档
1.承办、阅办完的公文要签署承办结果后及时退给机要室统一处理。
2.有存档价值和存查必要的公文，须在每年年底至次年第一季度进行归档。机要室负责涉密文件单独立卷归档和OA办公系统上级文件的电子归档。
3.按谁主办谁负责的原则，承办单位（部门）负责本单位（部门）承办文件和在文件办理过程中形成的所有文字、音像资料的归档工作。各单位（部门）可登陆OA系统（已结文件）自行查阅、下载、打印上级文件。
4.凡外出开会、学习带回的涉密文件及材料原件须交办公室登记存档。
（七）清退、销毁
1.中央文件和涉密文电每年由机要室按照省委办公厅清退清单清退至省委办公厅。
2.上级文件保管期限为1-5年，对保管期限已满的各级各类文件资料须按类别造册登记，报请校办公室主任批准后进行销毁。经鉴定批准销毁的文件，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁时必须派专人护送到指定地点，由两人以上监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。
（八）保密
1.文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中，不准泄露文件内容。
2.密级文件的传阅，应严格遵守保密纪律。涉密文件资料除校领导外，须在机要阅文室阅看。不得复印、拍照，上传互联网。中央文件的文号和题名也是涉密信息，如在文件中引用则引用后的文件必须列为同级密级涉密文件，不得上传互联网。
3.网络信息发布遵循“谁上网、谁负责”的原则，各单位或部门如在网络（包括校园网）发布上级或同级部门下发的文件，必须经上级或同级发文部门许可，或在发文单位的官方网站上下载引用。
4.对秘密文件复印要遵守国家有关规定并注意以下保密事项：
（1）复印符合复印条件的涉密文件，校办公室要指定专人负责，用专用涉密复印机进行复印，同时建立严格的登记制度并由分管办公室领导审批；
（2）“绝密”文件、中央秘密级以上文件、省委秘密级以上文件，必须报请原发文机关同意后方可复印；
（3）严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿；
（4）严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印；
（5）对复印的涉密文件要与原文件一样进行严格管理。
二、机要室工作人员保密制度
1.严格遵守十项《保密守则》：不该说的机密，绝对不说；不该问的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及秘密；不在公共场所和家庭、子女、亲友面前谈论秘密；不在不利于保密的地方存放涉密文件、资料；不在普通电话、手机、互联网设备、明码电报、普通邮局和微信、QQ、公众号等渠道传达秘密事项；不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
2.严格文件、电报的登记、传递、保管、清退手续，不得丢失、失密、泄密。
3.严守党和国家秘密，对尚未解密的保密文件，不得自行扩大阅读范围，不得随意谈论，不得私自摘录和引用。
4.必须在办公室和阅文室阅办文件、电报。下班或暂时离开办公室时，应将文件资料放在有保密设施的处所。外出传递秘密文件过程中，不得办理与机要工作无关的事。
5.不准擅自复制、翻印秘密文件。确因工作需要，按上级有关文件规定，由有关领导批准后办理，并将复印件按原件管理。
6.销毁秘密文件，必须经领导批准，登记造册，派专人负责送往指定造纸厂监销。
7.秘密文件不准在普通传真机上传递，严格遵守传真机管理规定，不得与外国通信设备和我国驻外机构联系，不得传递违反管理规定范围的资料。
8.重大节假日，要进行保密检查。及时清退文件，发现丢失密件及时进行追查，第一时间上报主管部门。
三、机要阅文室管理规定
1.机要阅文室为学校各级领导阅办涉密文件的场所，符合学校阅文规定或者通过机要通信寄收机要信件的人员方可进入，无关人员未经许可，不得随意入内；
2.进入机要阅文室人员严禁在室内录音、照相和摄像；
3.凡密级文件原则上只限在机要阅文室阅读，不外借，更不能随意带走。如因工作需要确需借阅者，须经党办主任批准后并办理借阅手续，阅文后及时归还；
4.阅文人员摘录涉密文电内容应当使用专用保密记录本，保密记录本按照摘录内容的密级进行管理；
5.阅文人员要加强保密观念，遵守保密守则，不得乱传、乱讲、乱抄或复印保密内容，不得随意推荐非阅文人员前来阅文；
6.阅文人员要爱护文件、资料，不能在文件、资料上随意涂画；
7.阅文时间与办公室工作时间相同。
四、事业单位法人证书管理使用制度
（一）事业单位法人证书是取得事业单位法人资格的合法凭证，南京体育学院事业单位法人证书为原组织机构代码证书、事业单位法人证书、统一社会信用代码三证合一，其合法权益受国家法律的保护。
（二）法人证书分为正本和副本，正本和副本具有同等法律效力。
（三）经授权，南京体育学院事业单位法人证书由办公室指定专人负责管理和提供使用。因公外事出访法人证书复印件管理和提供使用由校办外事科负责，其他由机要室负责管理和提供使用。法人证书（原件、复印件）不准转借他人使用。
（四）事业单位法人证书主要用于：
1.刻制印章、办理机动车船牌照、年检等事宜；
2.开立银行账户，申办社会保险、税务登记、有关执照，购领收据、发票等事宜；
3.办理土地、房产登记、产权证明等事宜；
4.国有资产登记管理和统计登记；
5.法律诉讼、公证事宜；
6.人事调动和工资基金管理事宜；
7.有关部门要求事业单位出示《事业单位法人证书》的其他事宜。
（五）法人证书一般不提供原件。确因公开展业务活动必须借用法人证书原件（包括副本）的，须提出书面申请，经部门负责人签字盖章、办公室主任审核后，向借用人提供法人证书原件（包括副本），由领用单位或个人请示学校派专人护送。借用人使用完毕返回单位后，应及时办理归还手续。
（六）因公、因私开展业务需使用法人证书复印件并加盖南京体育学院公章的，提供有领导批示的上级文件、校内办文等材料可以直接领取，其他的需填写《事业单位法人证书复印件领用登记表》或提出书面申请，提请所在部门负责人签字。领取事业单位法人证书复印件需要履行登记手续，办公室工作人员向借用人提供法人证复印件上应加注“仅限办理××业务”字样，借用人拿到复印件至校办公室加盖公章。
（七）任何部门、个人不得私自复印并擅自使用法人证书及复印件；禁止超越申请范围使用法人证书。对违反规定的当事人将进行批评教育；如对单位造成损害，视情节轻重，进行组织处理，直至追究其法律责任。
（八）严格按照登记管理机关的规定，每年将法人证书送登记管理机关进行年检。
（九）本制度由校办公室负责解释。