一、为提高图书馆会议室、大厅使用效率，充分保障学校相关会议、文化活动正常有序开展，特制订本管理规定。
二、图书馆会议室、大厅是服务于学校及各部门重大会议及重要文化活动的场所，由图书馆遵循“按序申请，统筹协调”相结合的原则统一调度与管理，优先保障学校层面的会议或活动。
三、会议室、大厅的使用与管理
1.图书馆现有3个会议室，均位于图书馆3楼。其中，第一会议室（301室）有固定座位320个，第二会议室（302室）可安排座位30—60个，第三会议室（303室）有座位15个。
2.图书馆负责使用协调、场地保障及室内设施的日常维护（会议室多媒体、网络设备由信息化建设处负责）；物管负责场地安全、卫生及茶水服务；会场布置及善后工作由使用单位或申请人自行负责。
3.会议室的使用安排遵循校级活动优先的原则，兼顾院系活动。如无校级重大会议及活动安排，则按照预约顺序使用会议室。
4.图书馆会议室不得用于大学生、研究生日常教学活动。
5.校外单位使用会议室，由学校资产经营公司统一申请。
6.图书馆大厅遵循预约登记制度，优先保障学术交流、文化活动及读者服务，未经图书馆许可，严禁擅自占用和随意使用。使用结束后，使用单位或申请人须及时请走清走大厅各类物品。
7.使用单位应负责参会人员在会场内的组织和管理工作，并做好使用期间的安全防范、意识形态与秩序维护工作。
8.为保障学校及各部门公平使用，会议室及大厅的最大预约期限为30天。
四、会议室申请使用程序
1.使用单位须提前登录南京体育学院官网“统一认证”—“网上办事中心”—“图书馆报告厅、大厅申请”按程序操作，经审批通过后方可使用。
2.需要使用多媒体设备（电子大屏、音视频设备）的单位请提前联系信息化建设处相关技术人员，图书馆原则上不提供现场值守服务。
3.图书馆综合科对每次使用情况进行登记、检查与反馈。
五、各单位、个人在会场时应自觉遵守以下要求，拒不执行者，图书馆有权取消其使用资格。
1.图书馆是高校重点防火部位，全馆禁止吸烟。
2.讲究卫生，禁止随地吐痰、乱丢垃圾；自觉维护馆内环境，严禁大声喧哗；使用结束后应保持场地干净整洁，会议物品应及时清除。
3.爱护报告厅内部的设备、设施、家具和陈设。使用结束后，务必将物品摆放回原位并保证电子大屏及音响等多媒体设备完好，造成损坏须修复或照价赔偿。
4.如需张贴会标、条幅，须按照管理人员要求在指定位置张贴悬挂，会后应及时拆除；因随意张贴损坏墙面等设施应给予修复或照价赔偿。
5.严禁携带并使用礼花、喷雾、鞭炮等危险物品进入图书馆。
6.遇到紧急或异常情况，使用单位应及时报告图书馆或物管部门，并采取应急措施，积极配合有关部门做好善后处理工作。
六、本管理规定的解释权归图书馆。
七、相关事项联系人：
报告厅使用咨询——图书馆综合科，84755162；
多媒体设备使用咨询——信息化建设处视频技术与电子设备部，84755155；
报告厅空调、灯光、门锁——物业管理图书馆值班室，84755015；
消防、安全突发事件——保卫处：84755110。