党办校办下设综合事务科、党办秘书科、校办秘书科、联络发展科、外事科、机要室、档案室和汽车队。工作职责如下:
(一)综合事务科工作职责
1.负责学校印章、校领导签名章的管理和使用;指导各部门公章的刻制、启用、废止回收等工作;开具介绍信;
2.负责学校重要会议、重大活动的协调与保障工作;上级领导、校外来宾的接待工作;
3.负责党委常委会、校长办公会的准备及会务服务工作;
4.负责OA系统发文和下收文的审核及转办工作;
5.负责学校每周活动安排表的发布;行政楼会议室的使用管理工作;
6.负责学校节假日通知的起草及值班安排工作;
7.负责学校纪念品及办公用品的管理和领用工作;
8.负责校领导及部门日常办公用品采购、报刊征订、工会各项活动的通知及福利发放工作;
9.负责校领导和部门的借款、报销,采购及经费使用计划的编报等财务相关工作;
10.完成领导交办的其他工作。
(二)党办秘书科工作职责
1.负责起草以学校党委名义印发的各类公文,起草把关学校党委工作计划、总结、报告、对外函件等各类文字材料;
2.负责起草主要校领导重要讲话及学校大型活动、综合性会议重要文稿;
3.负责协助组织党委常委会、党政办公会,作好会议记录,起草、印发会议纪要,检查、督办、落实会议决议的执行情况;
4.负责围绕学校党政中心工作,积极开展调查研究,为学校党委决策提供依据;
5.完成领导交办的其他工作。
(三)校办秘书科工作职责
1.负责学校行政重要文件、报告的起草、审核工作;
2.负责起草学校规章制度、工作计划、总结等综合材料;
3.负责起草和审阅供校领导用的报告、讲话稿;
4.负责校长办公会、党政办公会等各类会议的会议记录,编发会议纪要和任务单,检查督办任务单执行情况;
5.围绕学校中心工作,与党政办其它科室一起开展相关工作,推动中心工作落实;
6.负责校长信箱来信处理;
7.遵守保密制度,做好保密工作;
8.完成学校及党政办领导交办的其它工作。
(四)联络发展科工作职责
1.负责对外联络、协调和沟通,促进学校与社会各界的沟通与联系,以及建立战略合作关系;
2.负责资源渠道拓展,开发整合有效资源,为学校事业发展服务;
3.负责与政府职能部门、上级业务主管部门联系,营造良好的公共关系氛围,争取得到最大的支持与帮助;
4.负责协助领导做好全校各单位、各部门的用车联络工作;
5.负责协助领导协调校内外的校友会工作;
6.负责新员工的工作证件办理工作;
7.负责部门的资产管理工作;
8.完成领导交办的其他工作,配合其他科室做好相关工作。
(五)外事科工作职责
1.宣传、贯彻、执行党和国家有关外事工作的方针、政策和规定,积极开展对内对外的外事宣教,并做好外事保密工作;
2.起草制订学校的外事计划、外事规章制度;
3.负责所有自组团出访传文发文以及审核,协助办理因公护照及因公签证的所有手续;
4.负责所有因私团组的传文及审核,协助办理因私出访手续;
5.双跨文校内手续办理以及与省体育局、国家体育总局的交接手续;
6.负责委托政审的校内传文,协助办理相关手续;
7.负责短期来访外宾的接待,住宿登记办理;
8.负责专家证年审,协助校内长期聘用专家来院前办理外专许可证、邀请函及工作签证,外国专家来校后协助其办理外专证以及长期住宿登记办理;
9.负责与国外或港澳台地区的高校、研究机构等单位的联络工作,包括校际交流协议的起草、审核、报批、跟踪落实等工作;
10.负责学校外事工作信息的收集与报送等工作;
11.协助做好学校外事礼品的选购、保管和发放;
12.完成领导交办的其他工作;
(六)机要室工作职责
1.按照有利保密,方便工作的原则,认真执行密码电报有关规定和各项规章制度,做好密码电报的接收、传阅、保管、清退、销毁工作;
2.负责学校机要文件的签收、登记、传阅、使用、存档、清退、销毁等工作。做好机要阅文室管理工作,严格按规定范围组织传阅和传达;
3.负责上级单位发送的非涉密文件的收取、登记、传阅、管理、存档等工作;
4.负责省委机要交通系统机要件接转工作;
5.负责省电子政务内网和终端区的涉密管理工作;
6.负责省电子政务外网、省教育协同办公平台等非涉密系统的管理、使用,负责学校OA系统的部门业务联络工作;
7.负责学校法人证书的使用管理工作;
8.负责学校机要寄递证的年审和管理工作;
9.负责学校红机保密电话的日常管理工作;
10.负责做好学校保密委员会办公室的日常管理工作,配合有关部门做好全校保密教育、保密检查、涉密人员管理和省国家保密局部署的各项工作任务;
11.负责学校主要领导的领导干部外出请示报备工作;
12.负责协调处理群众通过“12345”热线反映的诉求事项;
13.完成领导交办的其它工作。
(七)档案室工作职责
1.制订全校档案管理制度、归档范围及工作规范,提出档案业务建设的规划和建议,并负责监督、检查和指导;
2.负责学校专兼职档案工作人员的业务培训与指导,组织多种形式的业务学习,提高档案工作的专业化规范化程度;
3.指导和协助各单位、部门做好纸质和电子档案的收集、征集、整理、立卷、归档及开发利用等工作;
4.接收各单位、部门移交的档案,认真核对、清点,并办理交接手续;
5.充分利用计算机、网络等技术设备做好档案的录入、分类、整理、统计等工作,对档案进行科学管理与利用;
6.维护好档案管理系统,定期联系系统开发人员更新系统配置,做好OA系统与档案管理系统的对接工作;
7.利用好恒温恒湿系统,确保档案室资料安全,认真做好防火、防光、防盗工作,最大限度地延长档案的寿命;
8.多途径、多形式地开发档案信息资源,为学校各项工作和教职工、各类校友等提供便捷的档案利用服务;
9.做好档案的查询和提供利用工作,凡是借出的案卷,要严格办理借阅登记签字手续,并负责催办归还;
10.做好涉密档案的管理与利用工作,做到单独管理,规范利用;
11.负责学校组织机构沿革和大事记等的编撰工作;
12.负责填写档案统计报表与上报工作;
13.积极开展档案理论和实践研究,积极参加高校档案协会和档案工作协作组等的各种档案学术与交流活动;
14.完成领导交办的其他工作。
(八)汽车队工作职责
1.负责南京体育学院公务车辆的管理与调度工作;
2.负责驾驶员日常安全教育工作;
3.负责车辆的维修保养、燃油、通行费等考核,做到节能增效;
4.负责驾驶员及车辆的审验、保险等工作;
5.负责车辆的日常维护保养、确保车辆性能良好,车容整洁,做到安全文明行车;
6.负责建立健全车辆及驾驶员档案;
7.完成领导交办的其他工作任务。